Sokan még középhaladó szinten is szorongva nyitják meg az új üzenet ablakot, ha angolul kell e-mailt írniuk. „Túl közvetlen vagyok? Elég udvarias ez a kifejezés? Mit írjak a végére?” – ismerősek ezek a kérdések?

A jó hír az, hogy az üzleti angol levelezés nem irodalom, hanem egyfajta „legózás”: jól bevált panelekből épül fel. Íme az angoltanarod.hu 5 lépéses útmutatója a profi végeredményhez!

1. A tárgymező (Subject Line): Rövid és figyelemfelkeltő

A tárgy határozza meg, hogy egyáltalán megnyitják-e a leveledet. Kerüld az egy szavas (pl. „Question”) tárgyakat. Legyél specifikus!

• Rossz: Meeting

• Profi: Meeting request regarding the new project

• Sürgős: Urgent: Feedback needed by 4 PM

2. A megszólítás (The Salutation)

Felejtsd el a túl iskolás “Dear Sir or Madam” formulát, hacsak nem egy rendkívül hivatalos panaszlevelet írsz.

• Hivatalos, de modern: Dear Mr. Smith / Dear Ms. Taylor (Ügyelj rá, hogy a Ms. a legbiztonságosabb női megszólítás).

• Közvetlenebb, munkatársi: Hi Sarah, vagy Dear Team,

• Ha nem tudod a nevet: Dear Hiring Manager, vagy To whom it may concern,

3. A levél célja (The Purpose)

Ne rabold az olvasó idejét, térj a lényegre már az első mondatban. Használj udvarias, de határozott fordulatokat:

• I am writing to inquire about… (Érdeklődni szeretnék a…)

• I am writing to confirm… (Megerősíteni szeretném…)

• As we discussed on the phone… (Ahogy telefonon beszéltük…)

• I am contacting you regarding… (A … kapcsán keresem Önt.)

4. A tartalom és a kérés (The Call to Action)

A levél törzse legyen rövid, tagolt (használj felsorolást!). A végén pedig mindig jelöld meg egyértelműen, mit vársz a másiktól:

• Could you please let me know if…? (Meg tudná írni, hogy…?)

• I would appreciate it if you could send me… (Hálás lennék, ha elküldené…)

• Please find the attached document. (Mellékelten küldöm a dokumentumot.)

5. Az elköszönés (The Closing)

Az elköszönés kiválasztása a levél hangvételétől függ. Itt rontják el a legtöbben, pedig egyszerű:

+1 Pro tipp az angoltanarod.hu-tól:

Mielőtt rányomsz a küldésre, olvasd el a levelet még egyszer, de ne a nyelvtant figyeld, hanem a hangvételt. Az angol üzleti kultúra rendkívül udvarias, így egy-két extra “Please” vagy “I would appreciate” csodákra képes!